Mail Yazma Formatı

Merhaba,

İletişim, İnsan Kaynakları açısından çok önemli bir yetkinliktir. İletişim kelimesini kullanınca hepimizin aklına yüzyüze iletişim şekli gelir ancak iletişim aslında her şeydir. Parfüm kokunuzdan tutun yüz hareketleriniz, duruşunuzdan tutun kullandığınız kelimelere kadar her şey iletişimin konusudur.

En basit anlamıyla iletişim kişinin duygu ve düşüncelerini sözler, semboller, yazılar vb şeyler ile karşı taraf/taraftakilere aktardığı süreçtir.

İletişim, sözlü ve sözlü olamayan şekilde ikiye ayrılır.

Sözlü iletişim yüz yüze ve telefonda yaptığımız görüşmelerdir. Sözlü olamayan iletişim ise yazılı, beden dili, alan kullanımı vb. etkenlerin kullanıldığı modeldir.

İş yaşamında birçok kişiyle ve pozisyonla iletişim halindeyiz. Duygu ve düşüncelerimizi doğru bir şekilde karşı tarafa aktarmadığımız takdirde yanlış anlaşılmalar ve sorunlarla karşılaşmaktayız. Teknoloji, hayatımızı değiştirdi. Artık ofislerimizde yüzyüze görüşmelerden daha çok yazılı iletişim şekli olan e-postayı kullanmaktayız. Yazılı iletişim, sözlü iletişime göre çok daha zor olan bir iletişim metodudur. Çünkü; sözlü iletişimde kullandığımız Beden dilini ve ses tonunu yazılı iletişimde kullanabilmemiz teknik açıdan mümkün değildir. Bunun için zamanla yazılı iletişime yüz hareketlerini temsil eden semboller eklenmiştir 😉

İlk e-posta Ray Tomlinson tarafından 1971 yılında gönderilmiştir. Zaman içerisinde o dönemlere göre devrimsel sayılan bu iletişim metodu evrimleşmiş ve kendisine çeşitli kurallar oluşturmuştur. İş yaşamında bu e-posta kurallarına uymazsanız zor durumlarda kalabilirsiniz. Bu açıdan e-posta yazım tekniklerini gözü kapalı bir şekilde biliyor ve uyguluyor olmanız gerekmektedir. Aşağıda e-Posta yazım kültürü ile ilgili kuralları derledim. Umarım sizlere yardımcı olur;

Emre İnanç Kayatürk
İnsan Kaynakları Profesyoneli

Teknik ve Teorik Bilgiler

From I Gönderen veya Kimden: İletiyi gönderenin bulunduğu (adres) ve adı. Burada otomatik olarak kişinin adı olarak gözükse de başka kişinin adı ile de gönderim yapmak mümkündür.

To I Kime : e-Postanın kime/kimlere yollanacağı yazılır ve gösterilir.

Subject I Konu : e-Postayı açıklayan kelimelerdir.. İletilerin filtrelenmesine yardımcı olur.

Body I Mesaj Gövdesi : Mesajın yazıldığı bölümdür.

CC I Carbon Copy I Karbon Kopya: Gönderilen kişiye ek olarak iletinin başka kişilerede gönderilmesini sağlar. e-Posta, buraya yazılan kişilere doğrudan hitap etmez, ileti bu kişilere bilgilendirme amacı ile gönderilir.

BCC I Blind Carbon Copy I Gizli Karbon Kopya: Buraya yazılan alıcılar iletide gözükmez. Etik olarak birçok kişiye gönderilen resmi olmayan iletiler için bu alanın kullanılması uygun olur.

Reply I Yanıtlama: Belli bir kişiden gelen iletiyi yanıtlamak için kullanılır.

Reply All I Herkesi Yanıtla: Yanıtlanan iletiyi, gelen iletinin “To”ve “CC” kısmında yazılmış olan tüm kişilere yollamak için kullanılır. Genellikle hatanın yapıldığı yerdir. E-Posta yanıtlanırken sadece ilgili, bilgisi olması gerektiği kişiler yanıta eklenmelidir. Size e-Posta gönderen kişi yanlışlıkla ilgili olamayan birisini CC’e koyduysa -sözlü olmayan kural gereği- sizin çıkarmanız gerekmektedir.

Attachment I Ek: E-Postanın yanında gönderilen dosyalardır. (PDF, JPEG, Word, Powerpoint, RAR vb.)

To, CC, BCC Bölümü

• e-Postaların amacı zaman tasarrufudur. Bu sebeple konu ile ilgili olmayan kimseye e-Posta gönderilmemelidir,
• Muhatabı tek olan iletilerde To kısmına sadece o kişi yazılmalıdır.
• E-posta, gönderilecek olan bir kişi ve o kişinin mensubu bulunduğu grubu ilgilendiriyorsa; iletinin to kısmına sadece grup adı yazılır,
• E-Posta, Cc’ye koyduğunuz kişi ya da kişilere bilgi amaçla gönderilmektedir.
• Mesaj, bu kişilere bilgilendirme amacı ile yollandığı unutulmamalı bu kurala göre CC’e kişiler eklenmelidir,
• To ve cc, şirketin hiyerarşik sırasına göre yazılır,
• Bazı organizasyonlarda konunun pozisyona yakınlığına göre hiyerarşi bulunmaktadır. (Fikrimce unvanların hiyerarşik sırasına göre yazılması daha uygundur)
• Aynı unvana sahip kişiler to veya cc’de yer alacaksa; bu kişiler isimlerinin/soyisimlerinin alfabetik sırasına göre yazılması gerekmektedir,
• Sistemin yorulmasını önlemek ve ekstra iş yükünü hafifletmek cc’ler gerektiği zamanlarda kullanılmalıdır,
• Bcc’nin gereken şekilde kullanılmaması etik ve profesyonel kurallara aykırıdır.

E-postada Konu Bölümü

• Kullanıcıların konu bölümüne göre e-postaları okuyup okumama kararı verdiği unutulmamalıdır,
• Konusu olmayan e-posta görgü kurallarına göre gönderilmez,
• Konu sizin e-postanızı özetleyen kelimelerden oluşmalıdır,
• Bu tür konusuz e-postaların junk kutusuna düşme potansiyeli yüksektir,
• Konu bölümüne uzun cümleler yazılması profesyonelliğe aykırı bir durumdur,
• Gönderdiğiniz e-Posta çok önemliyse programdan çok önemli diye işaretlenmeli ve konu kıdmına önem derecesi belirtilmelidir, (İletişim Eğitimi Hk.(Acil),
• Daha önce gönderdiğini bir e-Postayı düzeltip tekrar gönderdiyseniz konu bölümüne düzeltme veya revize diye belirtilmelidir . [İletişim Eğitimi Hk (Düzeltme)]
• Konu yazımında tüm kelimeler büyük yazılmaz,

Selamlama 

• E-posta, profesyonel bir selamlama ile başlamalıdır, (Sayın Yetkili, Merhaba Emre Bey, Sayın Emre İnanç Kayatürk vb.)
• Yanıtlanan e-Postalarda selamlama yapıldıysa ve gün içerisinde farklı bir mesaj gönderecekseniz tekrar selamlamaya gerek yoktur,
• Kurumda bir departmana veya gruba toplu halde e-posta gönderirken muhatabınızın kim olduğunu bilmiyorsanız veya mesaj tüm grubu ilgilendiriyorsa; “Sayın İlgililer/Sayın …. Departmanı” şeklinde selamlama yapılabilir,
• Muhatabınızın cinsiyetinden emin değilseniz soyadını kullanarak veya adını soyadını kullanarak selamlama yapabilirsiniz (Sayın Kayatürk/Sayın Emre İnanç Kayatürk)
• SA, Kolay gelsin, Selam, hi, Mrb vb. bir selamlama yapılmamalıdır,

Mesaj 

• E-postalar kısa, net ve açık olmalıdır,
• Yazı fontları ve büyüklükleri standart olmalıdır,
• Mesaj kısmında detaylandırma gerekmiyorsa karşı tarafın/tarafların zaman yönetimine özen göstermek için mesaj fazla uzun tutulmaz,
• Yazılacak olan metin paragraflara bölünmeli ve giriş-gelişme-sonuç olacak şekilde yapılandırılmalıdır, Karşı tarafın/tarafların bilgi işlem teknik alt yapısı düşünerek gereksiz ileti gönderimleri yapılmamalıdır,
• Karışık konularda maddeli yazım kullanılabilir. Üstlere e-Posta gönderilirken yöneticilerin konuyu hatırlayabilmesi ve detaylandırması için maddelerin yanında küçük açıklamalar olmalıdır.
• e-Posta kesinlikle büyük harfle yazılmamalıdır. Çünkü büyük harfle yazılan metinler yazılı iletişimde bağırma ve hakaret anlamı taşır,
• Bu yüzden “Caps Lock”un açık olup olmadığına dikkat edilmesi gerekir,
• Şirket dışında birisine e-posta gönderilirken yazılan mailde –kurumunuzu temsil ettiğiniz için- çoğul ifadeler kullanılır.
• Resmi gönderilen e-Postalarda “sokak ağızı” dili kullanımı hem profesyonellikten uzaktır hem de karşı tarafı aşağılama anlamı taşır,
• Ortak jargonda konuştuğunuz kişiler hariç yaptığınız kısaltmaları anlamama olasılığından  bilinen kısaltmaların dışında çok fazla kısaltma kullanılmamalıdır,
• Yazılı ve sözlü iletişimde aynı jargonda konuşmak iletişim hatalarını önler,
• Mesajın kısa ve anlaşılır olması iki tarafında zaman yönetimine olumlu etki yapar,
• Dosya göndermek için e-posta iletildiğinde küçük bir açıklama yapmak nezaket göstergesidir,
• Çok zaruri olmadıkça vurgulama yapılmaması gerekmektedir,
• Gövde yazılırken anlam olarak emir içermemesi karşı tarafta olumlu etki bırakacaktır,
• Noktalama işaretleri peş peşe kullanılmamalıdır(!!!)
• Emoji ve sembol kullanılarak gönderilen e-Postalar profesyonellikten uzaktır. 😉 🙂

Ek Gönderimleri

• Ek gönderiminde dosyayı sıkıştırmak (RAR) hem sizin hem de karşı tarafın sistemini yormayacaktır,
• Ekleri e-posta ile gönderilemeyecek yüksek MB’lı ekli dosyalar için bulut sistemini kullanabilirsiniz,
• E-posta ile beraber ekli dosya gönderecekseniz; göndereceğiniz dosyanın uzantısı evrensel standartta olmalıdır, (Word=.docx, Excel=.xlsx, Powerpoint=.pptx, vb)
• Sunumlarınızın başkası tarafından değiştirilmesini istemiyorsanız .ppsx formatında gönderebilirsiniz,
• docx, .odt vb. formatında hazırlanan bir dosya .doc formatına dönüşürken şekillerde kayma, renk değişikliği vb. değişikler olmaktadır. Karşı tarafın/tarafların ofis yazılımlarının sürümleri dikkate alınmalıdır,
• Ekli dosyalarınızın her bilgisayarda uygun olarak açılmasını istiyorsanız PDF formatında gönderebilirsiniz,

Sonlandırma 

• Eşitinizden ya da astınıza yazdığınız mailler “bilgilerinize sunarım, rica ederim” ifadeleri ile bitirilmelidir,
• Yöneticilere Fyi (gereğini yapın) kısaltması kullanılmaz,
• Üstlerinize yazdığınız e-postalar mutlaka “bilgilerinize arz ederim, bilgilerinize arz edilmiştir” ifadeleri ile bitirilmelidir,
• Her mailin sonuna iyi dilek ifadeleri ile sonlandırılmalıdır ( Saygılarımızla, İyi çalışmalar ) Bu kuralın dışında belirtilen iyi dilek ifadeleri (kolay gelsin, görüşürüz, bye vb.) yazım kurallarına ve görgü kurallarına aykırıdır,
• Üstlere atılan e-postalar sadece “Saygılarımla” ifadesi ile bitirilir,
• İletilerde mutlaka imza olması gerekir,

İmza Kuralları

• İmzanızda kurumuzun standart olarak kullandığı logo olmalaıdır
• Adınız soyadınız ve unvanınız yer almalıdır
• Sonlandırma mesajını imzanızın hemen üzerinden verebilirisiniz
• Akıllı telefon veya tabletten e-posta göndeimlerinde mutlaka mobilden gönderim yapıldığına dair bilgi mesajı olmaldır,

Bir akademisyene mail atmak beraberinde özen ve ciddiyet gerektirir. Çünkü eğitim, profesyonel kariyerimizin ilk basamaklarından biridir. Hadi gelin birlikte maillerimizde akademik dili kullanmayı öğrenelim!

  Bir akademisyene mail atmak beraberinde özen ve ciddiyet gerektirir çünkü eğitim, profesyonel kariyerimizin ilk basamaklarından biridir. Eğitim hayatımızdaki akademik maillerimiz ve akademik dilimiz, daha sonra iş hayatında profesyonel maillere ve profesyonel dile evrilir dolayısıyla akademik mail yazmayı öğrenmek bizim için önemli bir artıdır. 

  Bir üniversite 1. sınıf öğrencisi olarak okulumdaki akademisyenlerden birine ilk mail attığımda; kim olduğumu, öğrenci numaramı ve o akademisyenden hangi dersi aldığımı yazmamıştım çünkü bir akademik mail nasıl yazılır bilmiyordum. Neyse ki hocam beni dikkate almış ve problemimi çözmüştü. Lakin her zaman böyle sonuçlanacak diye bir kaide yok. Her akademisyen aynı inceliği göstermek zorunda diye bir kaide de yok. Bu yüzden işimizi şansa bırakmamalı ve akademik mailin nasıl yazıldığı öğrenmeliyiz. Hadi başlayalım!

• Öncelikle adınızın ve soyadınızın tam gözüktüğü ciddi bir e-mail adresinden mail atın. [email protected] isimli hesaplardan mail atmayı aklınızdan bile geçirmeyin. İlk izlenim çok önemlidir.
• Mailinizin ne hakkında olduğunu açıklayan net bir konu başlığı yazın.(15.02.2021 TARİHLİ FİNAL SINAVI, X MAKALESİ, Y PROJESİ gibi)
• Eğer hocanızla belli bir samimiyetiniz yoksa unvanı ve soyadıyla başlamanız daha uygun olur: Prof. Dr. Bilgin Hocam gibi.
• Hocanızın unvanından tam olarak emin değilseniz Sayın Bilgin Hocam diyerek mailinize başlayabilirsiniz.
• Kendinizi tanıtın: Kimsiniz, öğrenci numaranız nedir ve hocanızdan hangi üniversitede hangi dersi alıyorsunuz bunları açıklayın.
• Neden e posta gönderdiğiniz konusunda açık olun. Kısa, net ve spesifik bir şekilde hocanıza mail atma sebebinizi açıklayın.
• İsteklerinizi kibarca ifade edin. Emir değil rica cümleleri kurun, tonunuzu iyi ayarlayın. Örneğin "mümkünse bu noktada yapabileceğiniz bir şeyler var mı?" tarzı cümleler kurmanız sizin için daha iyi olur.
• Mailinizi göndermeden önce son kez kontrol edin.
• Artık mailinizin sonuna geldiniz. Maili  "Saygılarımla" ifadesi ile bitirebilirsiniz.

MAİLİ YAZARKEN DİKKAT ETMENİZ GEREKEN ÖNEMLİ NOKTALAR

• Yazım kurallarına dikkat edin. Sosyal platformlarda sıklıkla kullanılan "mrb hocam, slm, tskler" gibi kısaltmaları kullanmayın.

• Yazdıklarınızın vurgulanması açısından noktalama işaretlerine dikkat edin.

• "HOCAM ACİL, HELP, NOLUR BAKIN" tarzı yaklaşımlardan kaçının.

• Maili hocanızın mesai saatleri dışında attıysanız hemen cevap bekleme hakkınız olduğunu düşünmeyin. Hocanızın iş dışındaki saatlerde sizinle ilgilenme mecburiyeti yoktur. Bu yüzden attığınız mail sizin için önemliyse haftaiçi ve mesai saatleri içerisinde yollamanız en mantıklısı olacaktır.

• Mailinizi tane tane ve paragraflara ayrılmış şekilde yollayın.

ÖRNEK MAİL: 

"Sayın Prof. Dr. Bilgin Hocam, 

Ben Bursa Teknik Üniversitesi, Bilgisayar Mühendisliği Bölümü, 1. sınıf öğrencisi, 123456789 öğrenci numaralı Çağla Uzundurukan.

2020-2021 güz dönemi boyunca sizden Bilgisayar Mühendisliğine Giriş dersi aldım.

....

Saygılarımla."

DEĞERLİ HOCAMIN AYRICA İFADE ETMEMİ İSTEDİĞİ ÖNEMLİ BİR HUSUS:

"Bu tür yazı tarzı bizim kendi kibrimizden kaynaklanan bir durum değil. Birden fazla derse giriyoruz ve sayısız öğrenci ile yazışıyoruz. Karşımızdaki kişinin kim olduğunu ve bizden hangi dersi aldığını bilirsek daha hızlı ve etkili bir şekilde çözüm yolu buluruz. Böylece gereksiz yere fazladan mail trafiği olmaz.

   Burs, staj ve iş gibi durumlar için kurumsal firmalara mail atarken [email protected] gibi mail adresleri ile mail atmayın, ad.soyad şeklinde mail atın ve resmi işlemlerinizi de bu şekilde yapın. Aksi durumda karşı taraf mailinizi ve dolaylı yoldan sizi ciddiye almayacaktır."

İş hayatının önemli bir kısmını kaplayan ve vazgeçilmez iletişim araçlarından birisi olan E-Mail kullanımı hakkında ne kadar bilgiye sahibiz? Her gün yüzlerce kez kullanılan mail trafiğinin olması gereken düzende kalması adına da emek harcıyor muyuz?

İşe nereden başlamak gerektiğine beraber bakalım…

Kurumsal bir yerde çalışmanın en önemli kriterlerinden birisi de düzgün ve açık bir iletişim yolunu seçmektir. İletişim, iş akışındaki tüm trafiğin yönetimi demektir. Bu anlamda da bize düşen kısım; anlaşılır ve nazik bir dil kullanımını kurumsal bir çatıda birleştirmek olacaktır.

Kurumsal e-mail birçok yönden şahsi e-mail ’den farklıdır.  Kurumsal e-mail profesyonel bir üslupla ve belirli bir formatta yazılır. Uzman ve kurumsal bir görünüm için e-mail yazmak oldukça önemlidir.

1. Konu Satırı:

Kurumsal e-posta formatı konu satırıyla başlar. E-mail’in ne hakkında olduğunu kısaca özetlemek için kullanılır. Konu içeriği ile bağlantılı aynı zamanda kısa ve açık olmalıdır.

• İnsanların neredeyse %70’i e-mailleri kullanılan konu satırına göre spam olarak algılanıyor.
• Konu satırının 50 karakterden kısa olması gerekir.

1. Hitap, Selamlama

• Merhaba [Ad]:Genelde en sık kullanılan selamlama şeklidir. Profesyonel görünür.
• Herkese merhaba: Toplu e-maillerde kullanılan, kişiselleştirme yöntemidir. Sıcak ve birleştirici unsuru vardır.
• Merhaba:Gönderen alıcının adını bilinmiyorsa tercih edilmektedir.
• Sayın [İsim]:Resmi görünmek için kullanılan selamlama şeklidir.

1. Metin / İçerik Düzeni

Kurumsal alanlarda e-mail trafiği oldukça yoğundur. Bu anlamda da gözden kaçmaması adına bazı önlemler almak gerekir. Kısa olan içerikler daha kolay taranır.

Açık, anlaşılır ve net olmak karşı tarafın algısına daha çok hizmet edecektir. İstediğimiz konu anlaşılır olursa e-mail o denli faydalı olur.

Konu hakkında uzun bir e-mail yazmak sağlıklı olmaz. Eğer eklemek istediğiniz durumlar varsa ek dosya ile açıklayıcı bir formatta ilettiğinizi de belirtin.

Ünlem işaretlerine ve sert üsluba e-maillerde yer vermeyin. Yazınızı oldukça kibar ve naif şekilde düzenleyin. İletişimin en zor yanı karşıdakinin sizi görmeden, algılamadan okumasıdır. Kendinizi düzgün anlatmaya ve nazik olmaya zorlayın. Hatta bunu alışkanlık haline dönüştürün.

• Statüye göre bir kapanış yapın

Metni tamamlarken de selamlamadaki gibi aynı özenle kapatmak gerekir. Kullanılacak olan bazı kapanış kalıpları şöyledir;

• Saygılarımla,
• Sevgilerimle,
• En iyi dileklerimle,
• Şimdiden teşekkür ederim,
• Teşekkürler,
• İyi çalışmalar

Kurumsal bir duruşun vazgeçilmez kriteri oluşturulan imzadır. İmza bilgisi temsil ettiğiniz kurum ve sizin hakkınızda bilgiyi sunan alandır. İmza içinde yer alan bilgiler:

• İsim ve unvan
• E-mail adresi, web sitesi, telefon numarası
• Sosyal medya bağlantılar
• Takvim bağlantısı (Ofis dışı durumlarında tercih edilir)
• Profesyonel tasarım