Proforma Fatura Hazırlama

Satıcının daha resmî görünen bir teklif sunması ise proforma fatura ile mümkündür. Bu belge, resmiyette bir fatura türü olarak kabul edilmez. Öyleyse proforma fatura nedir, ne amaçla kullanılır?

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura; genellikle fiyat teklifi sunma amacı ile satıcı tarafından hazırlanıp alıcıya verilen, mali bir değeri bulunmayan, karşılığında ürün sevkiyatı yapılmayan ve ödeme alınmayan bir belgedir. Yani adında fatura ibaresi geçiyor olsa da aslında bir fatura değildir. Ticaret hukukunda yeri ve hakkında bir düzenlemesi yoktur. Dolayısıyla hazırlanması zorunlu olan bir belge değildir. Tek zorunluluk, üzerinde “proforma” kelimesinin yer alıyor olmasıdır.

Proforma Faturanın Özellikleri Nelerdir?

Proforma fatura görünüm, şekil ve içerik yönünden gerçek bir fatura ile aynı özellikleri taşır. Fakat fatura gibi özel bir defteri bulunmaz. Kanunî bir hükmü olmaması ise proformanın en temel özelliğidir. Yani bu faturayı elinde bulunduran satıcı malı sattığını iddia edemez ve faturayı alan kişi, ücret ödemek zorunda kalmaz.

Maliye Bakanlığı’na, Gelir İdaresi Başkanlığı’na ya da herhangi bir hukuk kurum ve yönetmeliğe bağlı olmadığı için standart bir özelliğinin varlığından bahsedilemez. Bununla birlikte gerçek fatura ile ne kadar çok ortak özelliği olursa o kadar ikna edici bir teklif sunmaya yardımcı olur.

Neden Proforma Fatura Kesilir?

Proforma faturalarının en temel kesilme nedeni, satıcı tarafından alıcıya detaylı bir fiyat teklifi sunmak istemesidir. Bu belge düzenlendiğinde fiyat teklifi sözde kalmaz ve kabul edildiği takdirde sorunsuz bir şekilde geçerli olur. Ayrıca belgede ürün ya da hizmeti ile ilgili tüm detaylar yer aldığı için alıcı tarafında hiçbir soru işareti bırakmaz. Çoğunlukla nihai satış ya da sevkiyat gerçekleşmeden önce hazırlanır.

Proforma, en çok ithalat ve ihracat işi yapan firmalar tarafından kullanılır. Uluslararası bir alışverişin gerçekleşecek olması ve yüksek miktarlarda ödeme yapılacak olması bu faturaya olan ihtiyacı artırır. Satıcı taraftaki firma faturayı düzenleyerek alıcıya gönderir. Alıcının onayı ve alışverişin gerçekleşmesi ile birlikte proformadaki tüm detaylar, aynı şekilde resmî faturaya aktarılır.

Bunlarla birlikte proforma faturanın güvenli ve kurumsal bir izlenim oluşturduğu da ticaret dünyasında kabul görmüş bir durumdur. Bir iş anlaşmasından önce teklifi proforma ile sunmak, alıcının gözünde güven kazanmak için uygulanan en etkili yöntemlerden biridir.

KOBİ kredisi veren bankalar için "En Uygun KOBİ Kredisi Veren Bankalar" içeriğimize göz atabilirsiniz.

Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Bu faturayı keserken herhangi bir düzenlemeye bağlı kalma zorunluluğu yoktur. Dolayısıyla pek çok detay isteğe bağlı olarak şekillenebilir. Fakat proforma fatura nasıl kesilirse, karşı taraftaki izlenimin düzeyi de buna bağlı olarak ortaya çıkar. Bu nedenle ulusal ya da uluslararası ticari ortamlarda kabul görmüş düzende bir fatura sunmak çok önemlidir.

Proforma, çoğunlukla firmanın antetli kâğıdı üzerine basılarak teslim edilir. Fakat düz bir kâğıda basılmasında da bir engel yoktur. Bu durumda bir faturaya firmanın logosunun basılmasında fayda vardır. Ayrıca bu fatura dijital ortamda da hazırlanıp gönderilebilir ama bu çok kabul gören bir yöntem değildir.

Düzenleme sırasında belgeye mutlaka “Proforma Fatura” ibaresi eklenir. Genel olarak kabul gören düzende sağ üst köşede satıcı ve alıcı, sol üst köşede ise tarih ve fatura numarası gibi bilgiler yer alır. Orta kısmında ürün ile ilgili detaylar bulunurken en alta da vergi ve benzeri detaylar ile birlikte toplam tutar yazılır.

Proforma Fatura Üzerinde Olması Gereken Bilgiler Nelerdir?

• “Proforma” ibaresi
• Fatura numarası ve tarihi
• Alıcı ve satıcının adı, unvanı ve adresi
• Ürün ya da hizmetin cinsi, birim fiyatı ve toplam tutarı
• Ürünün menşei, ağırlığı, boyutları ve miktarı
• Ambalaj özellikleri, numaraları ve detaylı açıklamalar
• Ödeme şekli
• Teslim şekli
• Sevkiyat şekli
• Sigorta primi, vergi ve navlun tutarları
• Faturayı düzenleyenin ıslak imzası ve kaşe

Proforma Faturada Geçen İngilizce Terimlerin Anlamları Nedir?

Proformalar ithalat ve ihracat işlemlerinde sıklıkla kullanıldıkları için çoğunlukla İngilizce olarak hazırlanır. İngilizce faturayı hazırlayabilmek ve okuyabilmek adına üzerindeki terimlerin anlamını bilmek de önemlidir.

Kimler Proforma Fatura Kullanabilir?

Proforma fatura kullanma konusunda bir sınırlama yoktur. Dolayısıyla bir alışverişin satıcı tarafından bulunan tüm kişi ve kurumlar tarafından düzenlenebilir. Genellikle tüzel kişi statüsündeki firma ve şirketler kullanır. Fakat gerçek kişilerin ve tüccarların kullanmasında da bir sakınca yoktur. Firmaların muhasebe, satış, pazarlama gibi departmanlarında çalışan personeller, firma adına bu belgeyi düzenleyebilirler.

Proforma Fatura Örnekleri Nasıldır?

Bir proforma fatura örneği incelemek, bu konudaki tüm soru işaretlerine cevap verebilir. İthalat ve ihracattan daha basit bir örnek olarak sıfır araç alımlarında düzenlenen belge gösterilebilir. Bu belgede aracın ham fiyatı, vergi tutarları, tescil giderleri, talep edilmişse tahmini sigorta ve kasko teklifleri ve toplam anahtar teslim fiyatı yer alır. Alıcı proformadaki fiyatları kabul ettiği takdirde satıcı, resmî faturayı düzenleyerek satış işlemini gerçekleştirir. Kısaa proforma, bir ön faturadır.

Proforma Fatura Nedir?

Alıcı ve satıcı taraflar alışveriş işleminin sorunsuz ve yasalara uygun bir şekilde ilerleyebilmesi için fatura keserler. Günümüzde büyük ya da küçük ölçekli her alışveriş işleminde fatura kesilmelidir. İşlemin türü ya da amacına göre farklı fatura tipleri kullanılır. Bu fatura tiplerinden birisi olan proforma fatura günümüzde satıcı ve alıcılar tarafından yaygın olarak kullanılır. Proforma fatura ya da ön fatura isminden de anlaşılabileceği üzere resmi bir hükmü bulunmayan, tamamen karşı tarafa teklif vermek için oluşturulmuş bir faturadır.

Proforma fatura, karşı tarafa mal ya da hizmet ve fiyat hakkında bir teklif vermek için oluşturulur. Örneğin, bir alıcı belirli bir miktarda araba lastiği almak istesin. Araba lastiğini satan taraf alıcı tarafın ürünler ve fiyatları hakkında bilgi sahibi olabilmesi için proforma fatura düzenler ve bu faturayı alıcı tarafa iletir. Proforma faturada tıpkı normal bir fatura gibi mal ya da hizmete, fiyatlarına, toplam ödenecek tutara ve vergilere ait bilgiler yer alır. Ek olarak proforma faturada faturanın ‘proforma fatura’ olduğunu belirten bir ibare bulunur. Proforma fatura alıcı ve satıcı taraflar arasında gerçekleşecek işlemlerin belirli bir plan dahilinde olabilmesini sağlar. E-fatura ve ön muhasebe çözümleri ile işlerinizi kolaylaştıran 45.000’den fazla işletmenin tercihi Logo İşbaşı ile siz de saniyeler içinde proforma fatura kesebilir, zaman ve maliyetten tasarruf edebilirsiniz. Proforma fatura düzenlemenin en kolay yolu ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nı siz de hemen 14 gün boyunca ücretsiz deneyebilirsiniz.

Özetle, Proforma faturayı mali yükümlülüğü bulunmayan teklif özelliği taşıyan bir fatura cinsi olarak düşünebilirsiniz. Normal kestiğiniz faturalardan farklı olarak üzerinde ‘Proforma Fatura’ bilgisini vermek gerekiyor.

Proforma Faturanın Amacı Nedir?

Proforma yani ön faturanın amacı karşı tarafa alış ya da satış işlemi hakkında bilgi vermektir. Bir alıcı belirli bir miktarda mal satın almak istediğinde, bu malların niteliğine, fiyatına, indirimlere, ödenecek toplam tutara ve tabi tutulacağı vergilere dair bilgi almak ister. Bütün bu bilgiler ve daha fazlası proforma fatura ile karşı tarafa verilebilir. Kısacası proforma faturanın en önemli amacı karşı tarafa gerçekleşmesi muhtemel alışveriş işlemi hakkında bilgi vermek ve ödenecek olan toplam tutara dair teklif sunmaktır.

Proforma Faturalar En Sık Hangi İşlemlerde Kullanılır?

Günümüzde proforma faturalar dış ticarette yaygın olarak kullanılır. Genel olarak büyük çaplı alışverişlerde kullanılan proforma faturalar küçük ölçekli alış ve satışlarda da kullanılabilir. Proforma faturalar uluslararası düzeyde ‘Uluslararası Satış Sözleşmesi’ olarak da bilinir. İhracat ve ithalatta kullanılan proforma faturalar alışveriş işlemlerinin belirli bir düzen içerisinde, her iki tarafın da onayıyla gerçekleşebilmesini sağlar.

Proforma Faturanın Özellikleri Nelerdir?

Proforma faturanın en büyük özelliği karşı tarafa fiyat hakkında bilgi vermesidir. Esasında teklif vermek amacıyla kullanılan bu fatura tipi hem alıcı hem de satıcı tarafların alışveriş işlemlerini daha makul bir düzeyde gerçekleştirebilmelerini sağlar. Proforma faturada mala ve toplam fiyata, vergilere ve ödeme şekillerine kadar birçok farklı kalemde bilgiler yer alır. Böylece her iki taraf için de birçok anlaşmazlık ve bilinmezlik giderilmiş olur.

Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de internet erişimi olan her yerden ön muhasebenizi takip edin!

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler

Proforma faturanın geçerli olabilmesi için üzerinde bazı bilgilerin bulunması gerekir. Ön fatura ya da proforma fatura resmi bir hükmü olmayan, Ticaret Kanunu’nda da yer almayan bir faturadır. Bu fatura tamamen alıcı ve satıcıların kendi aralarında kullandığı bir faturadır. Proforma faturada olması gereken bilgiler şunlardır:

• Faturanın düzenlenme tarihi
• Satıcı ve alıcının soyadı, iletişim bilgileri
• Satışı yapılan mal ya da hizmetin cinsi
• Satışı yapılan malların menşei
• Malların teslim şekli
• Toplam tutarın ödenme şekli
• Her bir malın birim fiyatı
• Malların ebatları, ağırlıkları, nitelikleri
• Malların ambalajlarına, istiflenme ve taşınma şekillerine dair bilgiler
• Yapılan teklifin geçerlilik süresi
• Navlun ve sigorta prim tutarları
• Faturayı düzenleyenin imzası

Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?

Proforma fatura hazırlanırken antetli kağıt kullanılır. Bu faturayı düzenleyebilmek için hazır bir şablon kullanılabilir. Öncelikle faturanın proforma fatura olduğunu belirten bir ibare eklenir. Sağ üst köşeye proforma numarası eklenir. Sol üst köşeye ise satıcıya ait unvan ve iletişim bilgileri eklenir, bu bilgilerin alt kısmına da alıcıya ait bilgiler eklenir. Sayfanın orta kısmında da mal ya da hizmete dair bilgiler eklenir.

Proforma Fatura Nerede Kullanılır?

Proforma faturaların en sık kullanıldığı alanlardan birisi ihracat ve ithalat işlemleridir. Bu alanlarda yapılan büyük çaplı alışveriş işlemleri proforma faturalar sayesinde planlı bir şekilde gerçekleştirilebilir. Günümüzde e-İhracat satışlarında da proforma fatura kullanıldığı görülür.

Proforma Fatura, Fatura Yerine Geçer mi?

Proforma faturanın normal fatura yerine geçebilmesi mümkün değildir. Proforma fatura resmi bir belge değildir. Tamamen alıcı ve satıcı arasında düzenlenmiş ve teklif verilmesi amaçlı oluşturulmuş bir faturadır.

Proforma Faturanın Normal Faturadan Farkı Nedir?

Normal fatura belgeleri resmi bir hüküm taşırlar. Bu faturalar muhasebe kayıtları, vergi ödemeleri gibi işlemler için kullanılabilir. Proforma faturalar ise bu işlemlerde ya da başka herhangi bir işlemde kullanılamazlar. Proforma faturaların resmi bir geçerliliği yoktur.

Proforma Fatura Ne Zaman Alınır?

Proforma faturanın düzenlenebilmesi için belirli bir zaman dilimi yoktur. Her türlü, küçük ya da büyük işletme proforma fatura düzenleyebilir. Her türlü alışveriş işlemi öncesinde teklif vermek amacıyla proforma fatura düzenlenebilir ve karşı tarafa gönderilebilir. Proforma bir belge olarak düzenlenir. Bu fatura cinsi, satış öncesinde hazırlanarak müşteriye sunulur. Proformada, faturanın kesilmeden önceki son hali ve detayları yer alır.

Proforma Faturada Kaşe Olur mu?

Proforma faturalarda kaşe kullanılabilir. Bir proforma faturada kaşenin yer alması da proforma faturayı geçerli, gerçek bir fatura yerine koymaz. Proforma faturalarının kaşelenmesi teklifin kabul edildiği anlamına gelir. Proforma faturada yer alan teklif kabul edildiğinde, bu teklif gerçek bir satış işlemine dönüşür ve resmi, geçerli bir fatura düzenlenebilir. Kaşelenmiş proforma faturada, satıcı ve ürün hakkında detaylarla beraber satış şartlarının da bulunması müşteri açısından firmaya güven duyulmasına ortam sağlar. Bu bakımdan proforma fatura, müşterinin güvenini kazanmakta büyük rol oynadığı da söylenebilir.

Proforma Faturanın Bağlayıcılığı Nedir?

Proforma yani ön faturanın herhangi bir bağlayıcılığı yoktur. Yasal olarak herhangi bir karşılığı olmayan proforma fatura düzenlendiğinde her iki taraf için de herhangi bir sorumluluk oluşmaz. Zorunlu olmayan bu fatura türüne, bazı bankacılık ve ihracat işlemlerinde ihtiyaç olabilir. Proforma faturayı müşteriniz için hazırlayarak, işinize verdiğiniz değeri ön plana çıkarma fırsatı bulabilirsiniz.

Kullanan 10 kişiden 9’unun önerdiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı ile e fatura ve e arşiv faturalarınızı dilediğiniz yerden kolaylıkla kesebilir, gelir-gider takibi ve stok takibinizi gerçekleştirebilirsiniz. Aklınıza takılan soruları sorabileceğiniz uzmanlarımız ve işletmenize özel çözümler sayesinde tek bir yerden tüm işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;

Proforma Faturanın Bağlayıcılığı Nedir?

Proforma Faturanın Normal Faturadan Farkı Nedir?

Faturasız Ürün Satma Cezası Nedir?

Fatura şablonu nedir?

Fatura şablonu, bir faturanın temel öğeleri için boşluklar ve alanlar içeren önceden hazırlanmış bir belgedir.

Fatura şablonları sayesinde işletme sahipleri faturalama sürecini kolaylaştırır çünkü bir müşteriye her fatura kestiklerinde faturaları yeniden sıfırdan oluşturmaları gerekmez. İhtiyaçlarınıza uyacak şekilde kendi fatura şablonunuzu oluşturabilir veya tasarım ve yapılandırmada zaman kazanmak için online bir şablon indirebilirsiniz.

Fatura çeşitleri nelerdir?

Mal veya hizmet satışı yapan hemen hemen her işletme veya kişi fatura kullanır. İşletmenizin sektörü veya büyüklüğü ne olursa olsun herhangi bir fatura şablonunu ihtiyaçlarınıza göre güncelleyebilir ve kullanabilirsiniz.

Müşterilerden ödeme talep ettiğinizde, istediğiniz sayıda fatura türü arasından seçim yapabilirsiniz. Bazı fatura türleri şunlardır:

• Tıbbi faturalar
• Hizmet faturaları
• Serbest çalışan faturaları
• Saatlik faturalar
• Tamirat faturaları
• Danışmanlık faturaları

Bir fatura şablonunu nasıl oluşturabilirim?

Fatura şablonu oluşturmak kolaydır, özellikle de Jotform gibi online, kodsuz bir araç kullanıyorsanız. Jotform, doğrudan faturalandırmaya başlayabilmeniz için önceden hazırlanmış şablonlar da sunsa da kendi fatura şablonunuzu sıfırdan oluşturmak isteyebilirsiniz. İsterseniz bu talimatları izleyerek Jotform ile bunu yapabilirsiniz:

• Open the Form Builder .
• Select Start from Scratch.
• Choose Classic Form as your Form Layout.
• Upload your Organization Logo and enter your Organization Name, then click Save.
• Click on the Select Form Element (+) button on the left side of the Form Builder to add the elements you’d like to include.
• Add elements from the included lists.
• Choose from Basic , Payments , and Widgets , depending on your needs.
• Click the Form Designer icon (the paint roller) on the right to customize more design elements.
• Click the Publish tab in the top center-right and select how you’d like to send your invoice.
• Share invoices by email or link, by embedding in a website, or as a downloadable PDF.

Once you build your invoice, you can save it as a template to use as needed. Just update the invoice information every time you reuse it.

Can I customize an invoice template to fit my business needs?

Yes, you can customize an invoice template however you want so it fits your business needs and matches your brand colors.

The best thing about invoice templates is that they give you the flexibility to change your document however you want without having to design it all yourself. Jotform has more than 70 invoice templates, so you can choose a design that fits your creative brand.

Once you’ve selected the template that fits your needs, add your logo, fill in your information, and send it to your clients in a fraction of the time it would take you with a physical invoice.

Jotform PDF Editor not only lets you edit Jotform PDF templates but also allows you to edit any PDF templates you already have. Simply upload an existing PDF form to Jotform and add signature fields and change colors.

How do I use an invoice template to bill my clients?

When it’s time to bill your clients, follow these steps to prepare your invoice:

• Create or download your template. Whichever you choose, be sure it fits your branding and needs.
• Check your information to make sure it’s accurate and up to date. One of the challenges of using a template is the possibility of overlooking prefilled information. Double-check everything to make sure it’s correct and makes sense.
• Set up easy payment methods to streamline the payment process. By adding online payment processors to your template, you can increase your odds of getting quick payments and reduce the chance of overdue invoices.
• Emphasize due dates to avoid overdue payments. If your clients don’t pay their invoice by the due date, that may be because the date isn’t clear on your template. Be sure due dates are noticeable, readable, and designed to convey urgency.

Once you have a template, simply repeat steps 2–4 as needed. Using this process for each invoice will establish an efficient and consistent billing process for every client.

What fields should be included in an invoice template?

When creating or customizing your invoice template, you need to be sure it includes all necessary fields and information. While your invoice’s specifics may vary from template to template, each one should contain the following information:

• Your business’s name and contact details
• The word “invoice”
• An invoice number
• Client information, such as contact name, company name, phone number, address, and email
• Date of invoice
• Payment due date
• Description of billed products/services, including purchase/service date, unit cost, title, quantity, and total cost
• Subtotal, taxes, discounts, and final total
• Disclaimers on payment methods, late fees, and payment terms

Bir fatura nasıl görünür?

Beyond the required financial and business information, invoices typically include a few common design elements. Most importantly, prices and services are typically organized in a table to provide a clear visual representation of billed services.

Invoices should also include your logo and brand colors to ensure consistency across your business materials. Adding your logo and brand colors also offers clients an immediate visual cue of who’s sending the invoice. The final price is also typically broken down into its separate parts, stacked line by line, in the bottom corner to show the subtotal, taxes, discounts, and end pricing.

What are the benefits of using an invoice template?

Invoice templates are a helpful tool for any business because they save time, money, and effort by reducing a team’s labor costs during the billing process. Due to their reusability, invoice templates streamline your processes by reducing the work that goes into billing clients.

Whether you choose to create a template yourself or download one online, using invoice templates gives your business visual consistency and professionalism in the eyes of your clientele. If you decide to skip the creation process and use a premade template, you’ll also save costs associated with graphic design.