Bir Saha Satış Müdürünün Sorumlulukları
İyi bir yönetimde ilk işin planlama olduğunu biliyoruz. Saha satış müdürü olarak şunları tamamladığınızda iyi bir planlama yapmışsınız demektir:
- Siz ve yöneticiniz birlikte belli bir tarihle ulaşılacak hedefleri belirlediniz ve bu hedeflere ulaşmak için bir eylem hattı çizdiniz.
- Her bir satış elemanınız sizinle danışarak belli bir tarihte ulaşılacak hedefler aldı ve bu amaçlara ulaşmak için kendisine bir eylem hattı çizdi.
Elbette, planlamaya başlamadan önce sizden ne beklendiğini bilmeniz gerekir. Bunu nasıl bulabilirsiniz?
Bir Saha Satış Müdürünün Sorumlulukları
Kendinizi yıllık değerlendirmeye tabi tutulan bir saha satış müdürünün yerine koyun. Şefinizin bürosuna girdiğinizde sırtınızı okşayacağını umuyordunuz ama kısa süre sonra, şefinizin geçen yılki bütün başarılarınıza değer biçmekle birlikte bir dizi eksiklik de bulduğunu ve bunları sorun yaptığını görüyorsunuz.
Karşı çıkıyorsunuz: “Bunları da yapmam gerektiğini bilmiyordum” ya da “Buna bu kadar önem verdiğinizi nasıl bilebilirdim?” Şefiniz cevap veriyor: “Bunun dikkate alınması gereken önemli bir nokta olduğunu bir aptal bile bilebilirdi.” Bu senaryoda problem nerede? Sorun, sizin ve şefinizin dönemin başında birlikte üzerinde anlaşmaya vardığınız yazılı bir hedefler dizisi olmamasından kaynaklanmaktadır. Bu konuda bir şeyler yapabilir miydiniz? Elbette!
Şef, satış müdüründen ne istediğini biliyor ama siz de satış müdürü olarak kendinizin de bunu bilip bilmediğinden emin olmalısınız. Her saha satış müdürü yazılı bir görev tanımı (Bu yıllara göre değişebilir) olmalıdır. Eğer sizin yoksa şefinize aşağıdakine benzer bir mektup yazmanızı öneririm: “Değerli Şefim, işimde başarılı olmayı çok istiyorum, o nedenle yapmam gereken her işi yapıp yapmadığımdan emin olmak istiyorum. Bu amaçla işimi başarmak için yapmam gerektiğini düşündüğüm şeylerin bir listesini hazırladım.
Lütfen bu listeyi inceleyip, gerekli olmayanları çıkarır, benim unuttuklarımı ekleyebilir, açık ya da doğru olmadığını düşündüklerinize açıklık getirir ve sonra listeyi bana geri yollayabilir misiniz?” Bu mektup ve buna alacağınız yanıt genel olarak size iyi bir görev tanımı sağlayacaktır.
Ama bu görev tanımı da müdür görevinin özgüllüklerini içermeyebilir. Daha önce gördüğümüz gibi, planlama somut hedefler koymakla ilgilidir. Önceden iki önemli adım atılmadan bu yapılamaz. Önce, üstünüzden şirketin genel planlarının bir parçası olan somut hedefleri almalısınız. Eğer tepe yönetimi belli bir ürün grubunun satılmasına daha büyük önem veriyorsa, bu size bildirilmeli ve hu proje ve bunun gerektirilmesi sizin planlamanızın bir bölümünü oluşturmalıdır. Eğer tepe yönetimi satış hacminde belli bir asgari artışı önüne hedef olarak koymuşsa, bu artışın ne kadarının sizden beklendiğini bilmeniz ve bunu planlarınızda kullanmanız gerekir. İkincisi, müdür olarak size bağlı çalışan her bir satış elemanıyla birlikte onun hedeflerini belirlemelisiniz.
Bütün satış temsilcileri için üzerinde anlaşmaya varılmış somut hedefler belirlendikten sonra, artık oturup kendi eylem planınızı geliştirmeye başlayabilirsiniz. Bu, elemanlarınıza hedeflerine ulaşmada yardım etmek ve şirket hedeflerine ulaşmada müdürün yükünü onlarla paylaşmak anlamına gelecektir. Şimdi satış temsilcilerinizle teker teker hedefleri nasıl belirleyeceğinize bir eylem planınız olmalıdır.
Bir Eylem Planı Geliştirmek.
Bir saha satış müdürü bir eylem planı geliştirmede kullanabileceği kuşkusuz çok yöntem vardır. Bir yöntem bir kişide başka birinde olduğundan daha iyi sonuç verebilir. Aşağıdaki yöntem düzgün bir şekilde uygulandığında etkili olmaktadır ve önemli bir görevin başarılmasını sağlamanın bir yolu olarak sunulmaktadır. Her satış temsilcisi ile birlikte en azından bir tam gün planlama yapılmalı ve onun önündeki dönem boyunca yetişip gelişmesi için somut hedefler belirlenmelidir. Saha satış müdürünün böyle bir toplantı için ön hazırlık yapması gerekir. Bunun için aşağıdaki adımlar önerilmektedir:
- Satış müdürü olarak size yöneticiniz tarafından verilmiş olan şirket hedefleri önünüzde olmalıdır. Bu hedefler dolar olarak ya da birim olarak bölgenizde ne kadar satış yapılması gerektiğini içerir ve siz miktarları satış personeliniz arasında paylaştırırsınız. Bu hedefler arasında, tepe yönetiminin somut bir ürür grubunun satışına özel vurgu yapılması yönünde bir talimatı olabilir (belki büyük bir yeni fabrika devreye katılmıştır ve yönetim onun ürünlerinin satıldığını göstermek istemektedir). Ayrıca yönetim, nüfuz etmeye istekli olduğu belli bir ticaret dalına satış yapılmasına özel bir vurgu yapılmasını istiyor olabilir. Böylesi şirket hedefleri bütün satış temsilcileriyle tartışılmalı ve onların, kendilerinden beklenen katkının ne olduğunu kesin bir şekilde anlaması sağlanmalıdır
- Şubeniz ya da merkeziniz size, planlama oturumu sırasında hem sizin hem de satış elemanlarınızın ihtiyaç duyacağı çeşitli istatistiki materyalleri sağlamalıdır. Bu veriler; satış temsilcisinin bir önceki yıl ürün ya da ürün grubuna, ticaret dalına göre yaptı satışları ve her bir müşteriye yapılan toplam satışları, bunların ürün ya da ürün grubuna göre dağılımını, satış temsilcisinin her bir müşteri ile yaptığı görüşme sayısını, her bir müşterinin verdiği toplam sipariş sayısını, müşterilere göre satışların ve satış çabalarının dağılımını analiz eden rakamları ve her bir müşteriye ilişkin iyi bir planlama çalışması için gerekli bütün bilgileri içermelidir. Bazı şirketlerde bu formlarda satış temsilcisinin yeni dönemde müşteriye yapılacak satış konusundaki öngörüsü için de bir yer ayrılmaktadır.
- Hazırlanabilmeleri için satış elemanlarınıza yapılacak toplantıyı önceden haber vermelisiniz. Yukarıda belirtilen istatistiki materyalin bir kopyası da onlarda olmalıdır. Satıcılar toplantıya ayrıca, öndeki dönemin her günü için ayrılmış özel bir bölümü olan bir ajanda ile kendisine geçmişte bir satış yapılmış olsun ya da olmasın, önemli her bir hedef ya da müşteri için bir kart ya da dosya kâğıdı getirmelidir.
- Manager olarak planlama toplantısı için bir yer ayarlamalısınız. Telefon ve benzeri şeylerle rahatsız edilmeyeceğiniz bir yer bulmalısınız. En iyi seçim bir otel odası olabilir. Odanın nasıl düzenleneceğini de düşünmelisiniz. Örneğin, eğer bir otel odasını kullanacaksınız, her satış temsilcisi üzerine evraklarını rahatça yayabileceği bir masanın önünde oturmalı; siz ise masadan biraz uzakta ama satış temsilcileriyle yüz yüze konuşabilecek şekilde yer almalısınız. Amaç temsilcilerin samimi ve rahat bir şekilde tartışmaya katılabilmesidir.
- Hedefleri, size somutluklara göre yönetme olanağı sağlayacak şekilde nasıl geliştireceğinizi ayrıntılı olarak düşünmelisiniz.
Burada yeni bir kavram, somutluklara göre yönetmek kavramı kullanılıyor. Bir süre durup bu kavramı açık bir şekilde tanımlamalıyım. Diyelim ki, yöneticiniz size tepe yönetiminin önünüzdeki yıl B ürün grubunun satışı için özel çaba gösterilmesine karar verdiğini söylüyor ve ekibinizle birlikte sizin de bu ürün grubunun satış yükünden bir pay almanızı isliyor. Burada bir yol, satış elemanlarınızı bir bölge satış toplantısına çağırmak ve onlara yönetimin B ürün grubunun satışı için aşırı çaba gösterilmesini istediğini anlatmaktır.
Bu durumda bu grubun üstün yanlarını, lıcıya sağlayacağı yararları, şirket acısından kârlılığını ve belki de satış elemanlarına daha çok kazanç sağlama olanağım gözden geçirirsiniz. Dinamik bir sunuşla coşku yaratmaya çalışır ve temsilcileri, sırtlarını sıvazlayıp, “Haydi bakalım, göreyim sizi” diyerek bölgelerine geri gönderirsiniz. Sonra belli aralıklarla bu ürün grubu satışımla neler yaptıklarını görmek için her birini denetlersiniz. Bu genelliklerle yönetmektir ve çoğu kez tepe yönetimini tatmin etmeyen sonuçlar getirir.
Alternatif bir yöntem, her bir satış temsilcisi ile oturup her bir müşteri ve hedefi gözden geçirirken şu somut soruyu sormaktır:
Serkan, dur ve bir an için düşün! B ürün grubunu bu müşteriye satmanın bir olanağı var mı? Varsa, o zaman bu müşteriyi de B ürün grubunun satılabileceğine karar verdiğimiz öteki müşterilerle birlikte ayrı bir listeye kaydedelim.
Görüşme sona erdiğinde, satış temsilcisinin bölgesinde B ürün grubunu satın alabilecek olan bütün müşterilerin üzerinde karşılıklı olarak anlaşmaya varılmış bir listesi oluşmuş olur. Şimdi bu müşterilerin bazılarına telefon ederek satış temsilcisine yardımcı olabilirsiniz ve bu telefon görüşmeleri de; önceden planlanabilir.
Bu yöntemi kullanarak her satış temsilcisinin B ürün grubunun satışı konusunda yaptıklarını kesin bir şekilde izleyeceksiniz. Her hangi bir anda bu ürün grubunun kaç müşteriye satıldığını, kaç müşteri tarafından denenmekte olduğunu satışları perçinlemede sağlanan saklanan ilerlemeyi ve hangi müşterilerde sorun olduğunu ve bunun nedenlerini kesinlikle bileceksiniz.
Bu bilgiler işinizi daha iyi yapmanızı ve yöneticinize, B ürün grubunun satışlarının bölgenizde nasıl geliştiği ve bununla ilgili neler yapıldığı konusunda kesin bir tablo çizmenizi sağlayacaktır. Her bir satış personelinin bölgesinde hangi müşterilerin B ürün grubunu satın alabileceğini ve satış temsilcisinin her bir müşteride kaydettiği ilerlemeyi kesin ve somut olarak bildiğiniz için, somutluklarla yönetmektesiniz. Elinizde bu tür bilgiler varsa, “bu konuda bir şeyler yapmak” durumundasınız. Eğer bir satış temsilcisi ilerleme gösteremiyorsa, dönem sonundaki hedefinize ulaşmayı güvence altına almak için gecikmeden müdahale edebilirsiniz.
Planlama oturumunun daha en başında satış temsilcilerine toplamının amacını net bir Şii’de anlatmalısınız. Bu toplantıda bir temsilcinin kişisel özellikleri, maaş artışına aday olup olmadığı ya da terfi durumu gibi konular görüşülmeyecektir. Satış personelinin bireysel sorunlarıyla ilgili bir toplantı başka bir zaman yapılabilir. Satış temsilcilerinin, toplantının yalnızca bölgenin ve önemli müşterilerin geliştirilmesi için atılacak yeni adımları belirlemek için yapıldığını bilerek bu konuya objektif bir şekilde yaklaşabilmeleri için bunun önceden açıklanması önemlidir. Toplamının amacı satış temsilcilerinin performansını artırmaktır.
Planlama toplantısını bu şekilde hazırladıktan sonra, artık başlayabilirsiniz. Siz ve satış temsilcisi için ilk adım, temsilcinin şu anda nerede bulunduğunu saptamaktır. Yeni sona eren dönemde bu temsilcinin başardıklarını gösteren istatistiki materyali gözden geçirmelisiniz. İyi iş başarmış olanları övmelisiniz. Ayrıca satış temsilcisinin daha iyi gelişmek için yardıma ihtiyacı olduğunu kabul ettiği alanları not etmelisiniz. “B ürün grubunu satmada pek başarılı değilsin” gibi olumsuz saptamaları bu toplantıda yapmayınız. Onun yerine şöyle diyebilirsiniz:
“B ürün grubunda daha çok gelişine göstermelisin, onun için bu konuda birlikte çalışacağız.”
Satış personeli ile birlikte istatistiki materyali gözden geçirmeyi tamamladıktan ve açığa çıkan gelişme alanlarını yazılı olarak not ettikten sonra ikinci adıma geçilebilir.
İkinci adım, kilit müşterileri belirlemek ve üzerinde anlaşmaya varmaktır; bu ise, bir bölgeyi yönetme konusunu oluşturur.
