Esnek Mesai Çizelgesi Örneği

Pandemiden önce bile birçok işletme, çalışanların daha iyi bir iş-yaşam dengesine sahip olmalarını sağlayacak yeni çalışma yöntemleri araştırıyordu. Fakat pandemide sokağa çıkma yasaklarının başlamasıyla, şirketler yeni çalışma düzenlerine hızla uyum sağlamaya başladı. Şimdi, kısıtlamalar kalktığı halde, bu yeni uygulamalardan bazıları hala uygulanmaya devam ediyor.

En çok uygulanan ve uzun vadede benimsenmesi planlanan bu çalışma modellerinden biri de esnek çalışma modelleridir.

Peki esnek çalışma tam olarak nedir, esnek çalışmanın çalışanlar üzerindeki etkisi ve avantajları nelerdir? Bu yazımızda esnek çalışma ile ilgili tüm detayları sizlerle paylaşıyor olacağız.

Esnek Çalışma Nedir?

Esnek çalışma, çalışanlara nerede, ne zaman ve nasıl çalıştıkları konusunda daha fazla söz hakkı veren bir çalışma düzenidir. Esnek çalışma seçeneklerine sahip bir şirket, haftada beş gün yerinde çalışmak yerine, çalışanlarının haftanın bir bölümünde uzaktan çalışmasına izin verebilir. Bu aynı zamanda hibrit iş modeli olarak da bilinir. Bununla birlikte, esnek çalışma ve hibrit çalışma genellikle birbirine karıştırılsa da, aynı şey değildir. Hibrit çalışma, bir tür esnek çalışma düzenlemesidir. Diğer esnek çalışma türleri; tam uzaktan, yarı zamanlı, kısaltılmış bir çalışma haftası ve geleneksel olmayan çalışma saatlerini içerir.

İlgili İçerik: Hibrit Çalışma Modeli Nedir? Çalışanlarınızın Verimliliğini Nasıl Etkiler?

Birçok insan esnek çalışmayı daha çekici bulur, çünkü esnek çalışma daha iyi bir iş-yaşam dengesi sağlayabilir. Daha fazla denge, daha yüksek çalışan morali, elde tutma ve bağlılık anlamına gelir. Esnek çalışmadan en iyi şekilde yararlanmak için işverenlerin, düzenlemenin şirketleri için nasıl işleyeceği konusunda net rehberlik sağlaması gerekir. 

Esnek Çalışma Saati Nedir?

Esnek çalışma süresi veya esnek çalışma programı olarak da bilinen esnek çalışma saatleri, ofiste çalıştığınız saatlerin standart sabah 9 ile akşam 5 arası değil, farklı bir başlangıç ve bitiş saatine sahip olduğu çalışma saatleridir. Esnek çalışma saatlerine sahip olmak, çalışanların işlerine günün erken saatlerinde veya başlangıçta belirlenen saatten daha sonra başlayabilmeleri anlamına gelir.

Esnek çalışma saatleri; bir işin gereksinimlerine, işletmenin kendi sektöründe nasıl çalıştığına ve çalışanın özel tercihlerine veya ihtiyaçlarına bağlı olarak değişiklik gösterir. Örneğin, bir çalışan çalışma gününü sabah 8 ile akşam 4 ya da 11 ile akşam 7 arasında ayarlayabilir. 

Esnek Çalışma Modelleri

Aşağıda farklı esnek çalışma modellerinin bir listesini bulabilirsiniz: 

1. Evden Çalışmak

Evden çalışmak, çalışanların ofisteki işlerini kendi evlerinde yürüttüğü bir modeldir. Evden çalışma, belirli bir yere bağlı olmayan endüstri sektörlerinde yaygın olarak kullanılır. Profesyonel, teknik, finansal ve bilgi tabanlı işletmeler, muhtemelen evde çalışmayı bir seçenek olarak sunabilir. İmalat, inşaat veya lojistik sektörlerindekiler muhtemelen çalışanlarına bu modeli sunamaz.

2. İş Paylaşımı

İş paylaşımı, her biri yarı zamanlı çalışan iki (veya daha fazla) kişinin, tam zamanlı bir işin görevlerini paylaşması anlamına gelir. Bu modelde her iş ortağı aynı sistem ve bilgilere erişime sahip olmalı ve gerektiğinde işi kendi başına yürütebilmelidir. İşi paylaşanlar arasında iyi iletişim ve güven çok önemlidir.

3. Esnek Saatler

Esnek çalışma saatleri, çalışanın normal çalışma saatlerinden farklı saatlerde çalışmasına olanak tanır. Örneğin, çoğu insanın sabah 9&#;dan akşam 5&#;e kadar çalıştığı bir ofiste, bazıları 11&#;den akşam 7&#;ye kadar çalışabilir.

Esnek çalışmla saatlerinde, özellikle günün belirli saatlerinde bakım sorumlulukları olan kişiler ve farklı saat dilimlerinde bulunan ekip üyeleri, satıcılar veya müşterilerle düzenli olarak çalışanlar için uygundur.

4. Sıkıştırılmış İş Haftaları

Sıkıştırılmış iş haftaları modelinde, çalışma haftasında normal sayıda, ancak daha az gün içinde çalışmayı içerir. Örneğin, haftada 40 saat çalışan sözleşmeli biri, sekiz saatlik beş gün yerine, beşinci gün izinli olarak dört günde 10 saat çalışabilir.

5. Sonuç Odaklı Çalışma Ortamı &#; Results Only Work Environment  (ROWE)

ROWE işyerleri, hedeflere ilişkin sorumluluğu tamamen ekip üyelerine devreder. Bir ROWE&#;de, ofiste olduğunuz saatlerle değil, performansınız, sonuçlarınız veya çıktınızla ölçülürsünüz. Projeleriniz üzerinde yüksek derecede özerkliğe ve hedeflerinize ne zaman ve nasıl ulaşacağınızı seçme özgürlüğüne sahip olursunuz.

İlgili İçerik: 4 Gün Çalışma Modeli Nedir? 4 Gün Çalışma Modelini Uygulayan Ülkeler Hangileridir?

Esnek Çalışma Modelinin Avantajları Nelerdir?

Esnek çalışma modeli, çalışanlar için çeşitli avantajlar sunma potansiyeline sahiptir. Bu avantajları anladığınızda, bu çalışma modelinin alışkanlıklarınıza ve üretkenliğinize yardımcı olup olmayacağını belirlemek için daha donanımlı olursunuz. 

1. Daha İyi Bir İş-Yaşam Dengesi

Çalışanlar esnek çalışma saatlerine sahip olduklarında, iş günleri üzerinde daha fazla kontrol sahibi olurlar ve istedikleri zaman aralığında çalışabilirler. Bu, doktor randevuları veya çocuklarını okuldan alma gibi diğer gündelik görevlerin yanı sıra ofis saatlerini de koordine etmelerini sağlar. Basitçe ifade etmek gerekirse, çalışanların kişisel yaşamlarına uygun bir program hazırlamalarına olanak tanır.

2. Artan Verimlilik

Kendi saatlerinizi belirlediğinizde, günün daha sessiz saatlerinde çalışmayı tercih edebilirsiniz. Bu, üretkenliğinizi artırabilir ve çeşitli görev ve hedefleriniz üzerinde çalışırken odaklanmanıza yardımcı olabilir.

3. Daha Fazla İş Tatmini

Kendi çalışma saatlerinizi belirlemeniz, kendinizi daha fazla kontrol altında hissetmenize yardımcı olabilir. Sorumlu hissetmek, şirketinize daha fazla değer katabileceğiniz anlamına gelir. 

4. Zaman Kazanma

Esnek bir çalışma programıyla, trafiğin yoğun olduğu saatlerde ofiste çalışabilirsiniz. Bu, işe gidip gelirken boşa harcanan zamanı lehinize kullanmanıza yardımcı olur. Hatta tamamen evden çalışabilme imkanınız varsa, trafikten tamamen kurtularak zaman kazanabilirsiniz.

Esnek Çalışma Modelinin Dezavantajları Nelerdir?

Esnek bir çalışma programına sahip olmak, çalışanlar için birçok fayda sağlarken, aynı zamanda birçok dezavantajı da beraberinde getirir. Her ikisini de anlamak, bu çalışma tarzının size uygun olup olmadığı konusunda daha bilinçli bir karar vermenize yardımcı olur. Bu yüzden esnek çalışma modelinin aşağıdaki dezavantajlarını göz önünde bulundurmanız gerekir:

1. Toplantı Düzenleme Zorluğu

Pek çok çalışanın esnek bir çalışma programı varsa, muhtemelen tamamen farklı çalışma programları da vardır. Bu yüzden bir toplantı zamanı ayarlamanız gerektiğinde, herkesin müsait olup olmadığını belirlemek zor olabilir. Örneğin, sabah 9&#;da bir toplantı yapmak istiyorsanız, ancak diğer çalışanlar saat 11&#;e kadar çalışmaya başlamıyorsa, buna göre düzenleme yapmanız gerekir. Dünyanın başka yerlerinde çalışanlarınız varsa, şirket toplantılarını farklı saat dilimlerine göre planlamak daha da zordur.

2. Sınırları Koruyamama Problemi

Esnek bir çalışma programı size daha iyi bir iş-yaşam dengesi sağlasa da, hayatınıza umduğunuzdan daha fazla müdahale edilebilir. Örneğin, çocuklarınız toplantılarınızı bölebilir veya bir arkadaşınız gün içinde sizi öğle yemeğine davet edebilir. Her iki duruma da sevdiklerinize biraz zaman ayırabilirsiniz, ancak işi çok uzun süre ertelerseniz, üretkenliğinizin zarar görmesi kaçınılmazdır.

3. Dikkat Dağıtıcı Faktörler

Esnek bir çalışma programıyla evden çalışmanın bir ofiste gerekenden daha fazla disiplin gerektirdiğini fark edebilirsiniz. Örneğin, belirlenmiş bir çalışma alanı olmadan veya evinizin etrafında yığılmış ev işleri ile daha fazla dikkat dağıtıcı şeyle karşılaşabilirsiniz. Bir home ofis oluşturup bununla mücadele etmek için sınırlar koyabiliyor olsanız da, üretkenliğinize en uygun çalışma stilini bulmanın önemli olduğunu unutmayın.

4. Diğer Çalışanlarla Bağlantı Kurma Zorluğu

Çalışanların farklı çalışma programları olduğunda, iş arkadaşlarıyla bağlantı kurmaları ve işbirliği yapmaları zorlaşır. Aynı çalışma programına sahip olmadıkça, ekip çalışması yetenekleri olumsuz şekilde etkilenebilir.

Esnek Çalışma İşletmelere Nasıl Fayda Sağlar?

Esnek çalışma son yıllarda işletmelerin yetenekli personeli çekme ve elde tutma becerisinde kilit bir faktör haline geldi. Gallup tarafından &#;de yapılan bir araştırmaya göre, ankete katılan çalışanların yüzde 51&#;i, esnek çalışma sunan bir iş için mevcut işlerini değiştirebileceklerini söyledi.

Araştırmadan da anlayacağınız gibi esnek çalışanların bir işletmede kalma olasılığı daha yüksektir. Esnek bir çalışma politikası personelin elde tutulmasını iyileştirebilir ve işe alma maliyetlerini azaltabilir. Potansiyel çalışanların işe gidip gelme mesafesinde yaşamaları gerekmediğinden, işverenler daha geniş bir havuzdan da işe alım yapabilir.

Esnek çalışma düzenlemeleri, herkes her zaman ofiste bulunmadığından ofis işletme maliyetlerini de azaltabilir.

İlgili İçerik: İşletme Giderleri Nelerdir? İşletme Giderlerinden Nasıl Tasarruf Sağlanır?

Özetle diyebiliriz ki, esnek çalışma, işletmenizin standart politikasından sapan her türlü çalışma düzenlemesidir. Evden çalışmayı, esnek saatleri, sıkıştırılmış saatleri veya çalışılan saatler yerine elde edilen sonuçlara dayalı bir düzenlemeyi içerebilir 

Çalışanlar, işlerinin zamanını ve yerini yöneterek hayatlarının diğer yönlerinde denge kurabilecekleri avantajlar sağlar. Bu, daha büyük bir güven ve özerklik duygusuna yol açarak işlerine olan bağlılığı artırabilir. Bununla birlikte, kendilerini etkili bir şekilde organize etmeleri, ertelemeye ve odak kaybına karşı korunmaları gerekir.

İşletmeler ise daha fazla üretkenlik ve düşük maliyetlerden yararlanabilir. Ancak esnek çalışmayı adil ve tutarlı bir şekilde uyguladıklarından ve çalışanları iş yüklerini etkin bir şekilde yönetmekten sorumlu tuttuklarından emin olmaları gerekir.

Avansas

Avansas, her ölçekteki işletmenin tüm işyeri ihtiyaçlarını karşılayan Türkiye'nin ilk ve en büyük alışveriş platformudur. Avansas Blog'da ise iş hayatına dair ilginizi çekebilecek öğretici ve eğlenceli yazıları sizler için hazırlıyoruz.

Covid salgını ile çokça duyduğumuz bir kavram da esnek çalışma saatleri oldu. Hem kamu kurumları hem de pek çok şirket bu süreçte esnek çalışma saati uygulamasına geçse de aslında bu bazı kurumlar tarafından daha önce de kullanılan bir sistem. Peki esnek çalışma ne demek?

Esnek çalışma nedir?

Klasik ve sabit çalışma saatleri yerine çalışanların kendi belirledikleri mesai saatlerinde çalışması. Günlük mesai saatlerini erkene/geçe alma gibi çalışma sistemlerinin yanı sıra, yoğunlaştırılmış iş haftası (“compressed week”) gibi haftanın belirli günleri daha fazla mesai yapılan modeller de uygulanıyor. Böylelikle çalışanların kendi zamanlarını yönetme hakları oluyor ve aslında mesai sürelerinde bir değişim olmasa bile günlerini kendi hayat gereksinimlerini de göz önünde bulundurarak planlayabiliyorlar.

Esnek çalışma modellerinin artıları neler?

Araştırmalar esnek çalışma saatlerinin çalışan mutluluğu ve verimliliği için pek çok faydası olduğunu gösteriyor:

Çalışanların kendi hayatlarındaki ihtiyaçlarına göre zamanlarını yönetme fırsatı veriyor. Örneğin çocuğu olan bir çalışanın çocuğunun okul saatlerine göre mesaisini ayarlama şansı oluyor.

Doktor randevusu almak, bankada bir işlem yapmak gibi mesai saatleri içinde yapılamayınca zorlaşan kişisel ihtiyaçları gidermek daha kolay oluyor.

Çalışanlar kendilerini geliştirmek istedikleri ama mesai saatleri yüzünden yapamadıkları aktivitelere zaman ayırabiliyor. Dahil olmak istedikleri bir eğitim, kulüp veya gönüllülük projesine göre mesailerini düzenleyebiliyorlar.

Bazıları için sabahları bir işkence iken kimi insanlar erken saatlerde çalışmayı sever. Esnek çalışma saatleri ile çalışanlar kendilerini verimli buldukları saatlerde çalışabiliyorlar.

Trafikte kaybedilen zaman azaltılmış oluyor. McGill Üniversitesi’nde  yapılmış bir araştırmaya göre günlük ulaşım yönteminden memnuniyet hem kendini enerjik hissetme hem de dakik olma ile ilişkili. Ayrıca günlük olarak işe ulaşmanın zorluğunun iş performansına olumsuz etkilerinden esnek çalışma ile sakınmak mümkün.

Özetle esnek çalışma saatleri çalışanların iş-yaşam dengesi kurmasını pek çok açıdan olumlu etkiliyor. Olumlu yönlerini sıraladık, peki esnek çalışma modellerinin klasik mesai sistemine göre zorlukları yok mu?

Esnek çalışma modellerinin eksileri neler?

• Herkes kendine göre çalışma saatleri belirlediğinde ekip toplantısı yapmak zorlaşıyor.
• Ekibi bir araya getirememenin bir diğer olumsuz yönü de ekip ruhu yaratamamak. Çalışanların bir ekibin parçası olduklarını hissetmeleri zorlaşıyor.
• Özellikle evden çalışma sisteminde iş ve özel hayat için ayrılan zamanlarla ilgili sıkıntılar olabiliyor. Üstelik evden çalışma, odaklanmak için daha fazla çaba harcamayı gerektirebiliyor.

Yine de önümüzdeki günlerde çalışma biçimi giderek esnekleşecek gibi duruyor. Peki sizce verimli ve mutlu çalışmak için sizce hangi yöntem daha etkili?

Kaynak: Hubspot

Çalışma saatleri programlarının değişik şekillerde düzenlenebilmesi, işgücü verimliliğini önemli ölçüde etkileyen faktörlerden biridir.

İş gücünü &#;girdi&#;, üretim ya da hizmet sonucu elde edilen miktarı &#;çıktı&#; olarak değerlendirirsek, işgücü verimliliği tanımlamış oluruz.

İşgücü verimliliğini etkileyen çok sayıda faktör bulunmakla birlikte, bunları bazı başlıklar altında toplamak mümkün olabilir.

* İş organizasyonuna yönelik iş düzenlemeler. Örneğin çalışma yerinin düzenlenmesi, akış düzenleme gibi rasyonalizasyon çalışmaları, çevre koşullarının düzenlenmesi&#;

*Başarıya bağlı ya da teşvikli ücret sisteminin uygulanması.

*İşletme politikası, yükselme olanakları, takdir edilme, iş güvenliği, insan ilişkileri gibi işten hoşnut olma kriterleri.

*Çalışma saatleri programının değişik şekillerde düzenlenebilmesi.

Çok sayıda uygulanabilir çalışma saatleri programı olmakla birlikte, günümüzde birbirinden genel olarak beş değişik çalışma saatleri programı bulunmaktadır.

1- Tam gün çalışma: Bir iş gününe sığdırılan bir çalışma şeklidir. Günümüzde en çok kullanılan çalışma şekli tam gün çalışmadır. Faydası uygulanmasının kolay oluşu, sakıncası ise yüksek teknoloji ile çalışılıyorsa işletme kullanım zamanının sınırlı olması nedeniyle ekonomikliğin düşük oluşudur.

2-Vardiya usulü çalışma: Yapılan işin teknik açıdan devamlılığı ya da 8 saatlik çalışmayla talebi karşılayamama nedeniyle 24 saatte birden fazla vardiya kullanımıdır. Özellikle pahalı yatırım yapılmışsa ve pazar elverişli ise kullanımı yararlıdır. Sakıncası çalışanların sosyal yaşantılarının olumsuz şekilde etkilenmesi ve çalışma motivasyonlarının azalmasıdır. İş kazalarının en fazla gece vardiyalarında oluşu bu sakıncaya örnektir.

3-Yoğun çalışma: Haftalık çalışma saatine uymak koşuluyla gün içindeki çalışma saatlerini artırmak, çalışma günü sayısını azaltmak şeklinde açıklanabilir. Sözgelimi, günde 10 saat, 4 gün çalışarak haftada 3 gün tatil yapma fırsatı yaratılabilir. Çalışanların daha uzun hafta sonu tatili yapabilmeleri motivasyonlarını artırırken, gün içinde daha uzun çalışmaları, zihinsel ve fiziksel yorgunluklar sonucu işgücü verimliliğini olumsuz etkileyebilir.

4-Kısmi çalışma: Part-time çalışma olarak da adlandırılan bu çalışma şekli günlük çalışma süresinin bir kısmının kullanılmasıdır. Talebin değişken olduğu dönemlerde uygun bir çalışma şeklidir. Kadın ve çocuk iş görenlerin kullanımı çok yaygındır. Faydası çalışma süresinin kısa olması nedeniyle yüksek işgücü verimliliği yaratması, sakıncası ise çalışanların işi sahiplenememeleri şeklinde açıklanabilir.

5-Esnek çalışma saatleri: Çalışanın çalışma zamanını ve süresini dilediği şekilde belirleme olanağının bulunduğu çalışma düzenidir. Çalışanlar tam gün çalışma düzeninde işletme yönetiminin belirlediği saatlere uymak zorunda iken, esnek çalışma saatleri düzeninde belirli zaman periyotlarında çalışma sürelerine bağlı kalmak koşuluyla işe başlama ve bitiş saatlerini kendileri ayarlayabilmektedirler. Örneğin haftada 5 gün ve 40 saatlik süre çalışanlar tarafından istenildiği şekilde düzenlenebilir.

Esnek çalışma saatlerini üç değişik şekilde düzenlemek mümkündür:

a- Günlük Esnek Çalışma Saatleri: 8 saatlik süreye uymak koşuluyla başlangıç ve bitiş saatleri çalışanların talepleri doğrultusunda düzenlenebilmektedir. Sözgelimi, &#;de başlayarak &#;de mesai bitirilebileceği gibi, ya da saatleri arasında çalışmak da olasıdır.

b- Haftalık Esnek Çalışma Saatleri: Çalışanlar, haftalık çalışma süresini çalışma günleri içinde diledikleri gibi yayarak tamamlamaktadırlar. Örneğin, 1. gün 8, 2. gün 8, 3. gün 7, 4. gün 9 ve 5. gün 10 saat çalışarak haftalık 40 saatlik çalışma gerçekleştirilebilir.

c- Aylık Esnek Çalışma Saatleri: Aylık çalışma süresine uymak koşuluyla ay içindeki zaman istenildiği şekilde düzenlenebilir. Bazı haftalar daha kısa, bazı haftalar daha uzun çalışma olanağı da sağlanabilir.

Esnek çalışma saatleri uygulamasının yararları:

* Uygun bir şekilde kullanıldığı takdirde öncelikle toplumun trafik sorununa önemli çözümler sağlayabilir.

* İşgücü verimliliğinde bir artış olur. İnsanların performansları zaman içinde kişiden kişiye değişiklik gösteriyorsa, çalışma zamanlarını, performanslarının yüksek olduğu saatleri dikkate alarak düzenlemeleri, çalışanların işgücü verimliliğini, dolayısıyla işletme verimliliğini artıracaktır.

* Daha uzun süreli işletme kullanım zamanına, dolayısıyla daha yüksek kapasite kullanımına olanak tanıdığı için, yatırım geri dönüş hızı olumlu etkilenebilir.

* Fazla çalışmalar azaltılarak iş gücü ve imalat maliyetlerinin düşürülmesi sağlanabilir.

* Çalışanlar, tercihleri ve gereksinimleri yönünde kullanacakları zamanı düzenleme fırsatı bulur, iş tatminleri ve motivasyonları artarak daha kaliteli iş yapabilme olanağına sahip olurlar.

* Sık sık izin alma, işe devamsızlık ve kısa sürede iş değiştirme gibi sorunlar azalır.

Esnek çalışma saatleri uygulamasının sakıncaları:

* İşletmeler daha uzun süreli kullanıldığı için genel giderlerde artış olmaktadır.

* Üretimde akış ve organizasyon değişiklikleri zorunluluğu doğabilir.

* Çalışma zamanlarının belirlenmesinde ve kontrolünde personel yönetiminin işi güçleşmekte, esnek çalışma saatlerini kontrol eden ek bir işgücüne gerek duyulmaktadır.

* İşletme içi birimler arasında zaman zaman iletişim sorunları yaşanabilir. Esnek çalışma saatlerinin uygulanabilmesi için öncelikle yapılan işin uygun olması gerekir. Genellikle bireysel çalışmanın ağırlık kazandığı işlerde daha sağlıklı uygulanabilmektedir.

Derleyen: Memet Özkan

              [email protected]

Yararlanılan Kaynak: Anahtar Dergisi, 9/, Nevzat Alpay (MPM İş Etüdü ve İşle. Org. Bölümü Uzmanı)