Personel Çalışma Çizelgesi

Shift (Çalışma Çizelgesi) Yönetimi

Perakende, Mağazacılık, Sağlık, Güvenlik, gibi çoğu 7 gün 24 saat esasına göre çalışılan hizmet sektörlerinde çalışanların haftalık çalışmalarını planlamak gerek puantaj yönetimi gerekse verimlilik takibi açısından çok önemli bir ihtiyaçtır. Perio’da kişi veya grup temelli olarak takvim üzerinde günlük, haftalık veya aylık çalışma planlamaları hızlıca yapılabilir. Perio’nun workflow altyapısı ile shift planlama uygulaması, mağaza müdürü, birim müdürü, bölüm şefi gibi sorumlu kişilerin yetkilerine atanarak üst amirlerin onaylarına tabi tutulacağı şekilde bir süreç yönetimi olarak kurgulanabilir. Perio’da yetkililerin haftalık shift planlamaları için çeşitli iş kuralları ve maksimum süre tanımlamaları yapılabilir. Bu şekilde shift süreçlerinin sağlıklı, hatasız ve bir gecikme yaşanmadan işlemesi sağlanmaktadır.

PERSONEL DEVAM VARDİYA ÇİZELGESİ

Personel devam kontrol sistemleri, personel takibi yapmak amacıyla günümüzde sıkça kullanılan bir sistemdir. Personel devam kontrol sistemleri peki nelerden oluşmaktadır? Şöyle ki; bu sistemler, ihtiyacınıza göre kullanacağınız cihaz, personel takip yazılımı ve diğer sistemlerden meydana gelir. Diğer sistemler, bariyerler ve turnikelerdir. Öncelikle pdks cihazlardan bahsedelim. Pdks cihazlar; yüz tanıma cihazları, parmak izli geçiş kontrol terminalleri ve kartlı geçiş sistemlerinden meydana gelmektedir. Tüm bu cihazlar ile modeline göre turnike ve bariyerlere tetik vermek mümkündür. Peki, personel devam kontrol çizelgesi nedir? PDKS puantaj hesaplama işlemi, parametrik olarak çizelgelere dayanmaktadır. Yani personel devam kontrol çizelgesi parametreleri firmalara özel olan çalışmaların tanımlanmasıdır. Firmanızın çay veya yemek molaları, fazla mesaileri, gösterilen toleranslar, çalışma saatleri, verilen molalar ve paydos saatleri, günlük personel devam kontrol çizelgenizde yer almaktadır. Eğer vardiya sistemi ile çalışan bir firmaysanız, vardiya düzenleri de haftalık personel devam kontrol çizelgesinde yer almaktadır. Personel devam vardiya çizelgesinin en önemli grubu, personellerin oluşturduğu gruptur. Personeller, kullanılan personel devam kontrol cihazı ile kaydedilirken; personel bilgileri veri tabanına aktarılmaktadır. Personeller, giriş – çıkış yaptıklarında bu bilgiler de veri tabanına iletilmektedir. Bu giriş ve çıkış bilgilerine bakılarak hesaplama işlemleri yapılmaktadır. Bu hesaplama şu şekilde yapılır; öncelikle personel grubuna bakılarak vardiya düzenlemeleri tespit edilmektedir. Bu çizelgeler, (vardiya içeren) haftalık düzenlemelerdir. Olası vardiya çizelgelerine bakılarak da günlük personel devam kontrol çizelgesi üretilmektedir. Günlük çizelgelerde eksik çalışma, fazla çalışma ve normal çalışma hesaplamaları yapılmaktadır. Günlük çizelgeler haftalık çizelgeleri oluşturduğu gibi haftalık çizelgelerde personel gruplarını oluşturmaktadır. Personel grupları, bireyler için personel kartlarından, kayıtlı parmak izi yahut yüz algoritmalarından meydana gelmektedir.

Personel devam vardiya çizelgesi oluşturacağınız personel takip programı özelliklerinden bahsedelim;

• Personel takip yazılımı firmamız yazılımcıları tarafından yazılmış olup sürekli olarak iyileştirmeler yapılmaktadır.
• Personel takip programıile otomatik olarak mail gönderebilirsiniz. Otomatik mail gönderme özelliği sayesinde programdan aldığınız raporlar, kullandığınız mail adresinde gönderilir.
• Personel takip yazılımıile personellerinizin giriş ve çıkışlarını kolayca takip edebilirsiniz. Geç kalmalara yahut erken çıkmalara bakarak ay sonları otomatik olarak maaş hesaplaması
• Yazılımdan elde edeceğiniz raporları kişi bazlı, grup bazlı veya şirket bazlı olarak alabilirsiniz. Yani bir yazılımda birden fazla olan şirketleriniz için takip işlemi gerçekleştirebilirsiniz.
• Personel takip yazılımıile eta veya logo gibi programlara bağlantı sağlayarak işlemlerinizi hızlandırabilir, takibi en basite indirgeyebilirsiniz.
• Personel takip programı ile giriş ve çıkışlara el ile yapılan tüm müdahaleleri anından tespit edebilir ve o personellerin yaptığı müdahaleye engel olabilirsiniz.
• Personel devam yazılımıile otomatik olarak veri transferi de yapabilirsiniz. Üstelik program içerisinde yer alan veriler, otomatik olarak yedeklendiği için veri kaybı yaşadığınızda bu yedeklerden tüm bilgileri geri yükleyebilmeniz mümkündür.
• Program ile hesaplanan maaşları, geçmişe dönük taratarak toplu bir rapor halinde de alabilmeniz mümkündür.
• Programa bağlı cihaz sayısını ihtiyacınıza göre arttırabilirsiniz. Yani 1 cihaz veya 10 cihaz kullanmanız programı kullanmanızda bir farklılık yaratmayacaktır.
• Programı internet bağlantısı olan bir bilgisayara kurduğunuzda herhangi bir problemle karşılaştığınızda beş dakika içerisinde sistem destek birimimize bağlanarak destek alabilmeniz mümkündür.

Genel olarak bu özelliklere sahip olan personel devam kontrol programımız, sürekli olarak güncellenmekte ve kullanımı iyileştirilmektedir. Sık sorulan bir diğer soruya da yanıt verelim. “Hangi pdks cihazı tercih edeceğim?” Hangi pdks cihazı tercih edeceğiniz tamamen sizin isteğinize kalmış olmakla birlikte, satış müdürlerimizle iletişim kurduğunuz takdirde tabii ki sizleri ihtiyacınıza en uygun cihaz ile buluşturacaklardır. Ancak tabii ki ihtiyaçlarınızı bilmeden de bir tavsiye verebiliriz.

Personel devam kontrol sistemleri arasında en sık kullanılan ve günümüzde oldukça sık tercih edilen cihazlardan bir numarası yüz okuma cihazlarıdır. Bu cihazlar ile de personel devam vardiya çizelgesi oluşturulabilir. Yüz tanıma terminalleri, personel takip sistemleri içerisinde en güvenilir ve kullanışlı takip cihazıdır. Yüz tanıma cihazlarında kayıt işlemleri kişinin yüzü taranarak yapılır. Yüz taraması esnasında oluşturulan algoritma her insanda farklı bir yapıya sahip olduğu için de personellerin birbirleri yerine yüz okutması mümkün değildir. Böylece güvenli takip işlemi sağlanır. Magic Face yüz tanıma sistemleri, farklı kayıt kapasiteleri ile personel sayınız her ne olursa olsun size ideal bir çözüm getirecektir. Parmak izi okuyucular da yüz tanıma terminallerinden sonra en sık tercih edilen personel takip cihazlarıdır. Parmak izi teknolojisi ile çalışmasını sürdüren bu cihazlar, oldukça kullanışlıdır. Peki, parmak izi nedir? Parmak izi, parmağın uç kısmında yer alan ize verilen isimdir. Bu iz, her insanın parmağında farklı bir şekle sahiptir. Personel takibi yaparken, herhangi bir personelin bir başkası yerine parmak izi okutma mümkün değildir. Yani bu tarz sabotajlardan korkmanıza hiç gerek yok!

Bir diğer personel takip cihazı da kartlı geçiş kontrol terminalleridir. Kartlı geçiş sistemleri, kart teknolojisiyle çalışmaktadır. Her personele özel bir kart tanımlaması yapılmaktadır. Her kart, farklı bir ID numarası ile kayıt edilir. Personel takibi için kullanılan bu kartları aynı zamanda personel tanıtım kartı olarak da kullanabilmeniz mümkündür. Personel tanıtım kartı olarak kullanacağınız bu kartların üzerine yapacağınız baskılar; personel isim – soy isim, firma adı, firma logosu vb. bilgilerini içerebilmektedir. Siz de vakit kaybetmeden hemen bizle iletişime geçerek personel devam kontrol sistemleri fiyatlarını öğrenebilirsiniz. Bu sistemlerin fiyatları, kullanacağınız personel devam kontrol cihazına göre farklılık göstereceği için fiyatı hakkında bir genelleme yapmamız doğru olmayacaktır. 80 00 numarasını tuşlayın ve uygun fiyat tekliflerinden yararlanmaya başlayın!

TED KARABÜK KOLEJİ EĞİTİM-ÖĞRETİM YILI MAYIS AYI ÖĞRETMEN NÖBET ÇİZELGESİ

TED KARABÜK KOLEJİ EĞİTİM-ÖĞRETİM YILI MAYIS AYI YARDIMCI PERSONEL ÇALIŞMA TAKVİMİ

Puantaj Nedir?

Puantaj; personelin işe giriş ve işten çıkış saatlerini belirleyebilmeye yarayan kayıtlardır. Bu kayıtlar sayesinde personelin tüm giriş ve çıkış zamanları kendi imzası ile kayıt altında tutulur. Bu kayıtlar personelin maaş hesabında etkin rol oynadığından oldukça önemli kayıtlardır. Bu yüzden, puantaj takibi eksiksiz ve hatasız şekilde yapılmalıdır.

Puantaj hesabında ücretli ve ücretsiz izin, personelin çalıştığı gün sayısı, fazla mesailer gibi birçok parametre yer alır. En temel hali ile bir puantaj tablosunda olması gerekenler aşağıdaki gibidir:

• Personelin çalıştığı gün sayısı,
• Fazla çalışma süresi,
• Eksik gün bilgisi (istirahat, devamsızlık gibi bilgiler) gibi bilgiler yer alır.

Puantaj, kullanımı ile sektörden sektöre farklılık gösterebilir. Ancak, genel kullanım amacı, mesainin saat üzerinden hesabını sağlamaktır. Puantaj hesabını sağlamak için yaygın olarak kullanılan yöntem ise puantaj cetveli oluşturmaktır.

Puantaj Cetveli Nedir?

Puantaj cetveli; işçinin puantaj üzerinde gösterilen bilgileri olan çalıştığı günler, fazla mesai süreleri ve devamsızlık gibi bilgilerin bir tablo üzerinde takip edildiği şeklidir. Bu cetveli, kendi imkânlarınız ile kâğıt üzerinde oluşturabileceğiniz gibi Excel üzerinden dijital tablo şeklinde de oluşturabilirsiniz. Excel’de oluşturacağınız tablo, fiziki olarak hazırlayacağınız tablonun dijital ortama dökülmüş hali şeklinde olacaktır ve sizi tabloyu çizme ve elle işaretleme zorunluluğundan kurtarırken puantaj cetvelini elektronik ortama kaydetme imkânı sağlar. Bunların dışında, personel sayısının çok olduğu iş yerlerinde daha farklı ve pratik puantaj cetveli oluşturma, takip yöntemleri bulunur. Tüm puantaj yöntemlerini aşağıda inceleyelim:

• Puantaj defteri: Kâğıt ve kalem ile kendi imkânlarınızla oluşturabileceğiniz bir yöntemdir. Özellikle işçi sayısının az olduğu iş yerlerinde kolaylıkla bu yöntemi uygulayarak işçilerin puantaj takibi yapılabilir. Bu defterde çalışan tüm işçilerin isimleri yer alır. İşbaşı saati ile birlikte puantörlük görevini üstlenen personel, işçilerin gelip gelmediğini kontrol eder ve puantaj defterine işler. Çıkış saati geldiğinde de yine puantör gerekli kontrolleri yaparak işçinin işi bıraktığı saati deftere işler. Böylece tüm işçilerin çalıştığı saat aralığı kayıt altına alınır.

• Elektronik kart: Kimi iş yerlerinde özellikle personel sayısı fazla ise elektronik kart okutularak puantaj takibi sistem üzerinden yapılır. Burada puantör, işçileri teker teker takip etmek zorunda değildir. Bunun yerine okutulan kart ile tüm işçilerin işe giriş ve işten çıkış saatleri otomatik olarak sistem üzerinde görünür. Kart okutma sistemi ile işçinin ne kadar süre ile iş yerinde bulunduğu belirlenir.

• Parmak izi okutma: İş yerlerinin kullandığı dijital sistemler elektronik kart ile sınırlı değildir. Bir diğer yöntem ise parmak izi okutma şeklindedir. Burada işçi, işe girişi ve işten çıkışı sırasında cihaza parmak izini okutarak çalışma saatlerini belirtmiş olur. Elektronik kart sistemiyle oldukça benzer bir sistemdir.

• Yüz tanıma: Bir diğer personel tanımlama şekli ise yüz tanıma yöntemi ile olur. İşveren her işçinin yüzünü, yüz tanıma sistemine kaydeder ve işçiler işe giriş ve işten çıkış esnasında yüz tanıtma yöntemi ile çalışma saatlerini kayıt altına almış olurlar.

Elektronik ortamda gerçekleştirilen tüm puantaj takip yöntemlerine Personel Devam Kontrol Sistemi adı verilir.

Puantaj Cetveli Nasıl Doldurulur?

Puantaj cetvelini oluştururken önce işçilerin ad ve soyadlarını teker teker girmeniz gerekir. Her bir işçi için kendine ait aylık satırı bulunur. İşçinin her bir aylık dönemi içinde günler tek tek görünür. Günlerin altındaki kutucuklara işçinin geldiği ve gelmediği her gün teker teker işaretlenir. Aynı zamanda, hafta tatilleri de çizelge içerisinde, hafta tatilinin bulunduğu günlere ait kutucuklara işaretlemek sureti ile belirtilir. Ay bitiminde ise işçilere ait satırların sonunda yer alan toplam çalışma, fazla mesai ve devamsızlık gibi bilgilerin gün sayısının toplamı belirtilir. Bu şekilde, ay sonu geldiğinde puantaj cetveline bakarak tüm işçilerin çalışma ve devamsızlık bilgileri kolaylıkla tespit edilebilir. Bu uygulamanın sonunda ise işçilerin ücret bordroları oluşturularak çalıştığı sürelere karşılık gelen ücretleri ödenir.